电商仓库管理经典方法

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电商仓库管理
一、源头准:
规范供应商入仓,从源头上确保库存准确:
和传统企业一样,很多有点规模的电商企业的货源可能来自多个供货商,这些供货商的管理水平可能参差不齐。能否规范入仓要看商家对供应商的约束能力和仓库对入仓异常的及时反馈。有些中小型电商企业对供应商(工厂)的把控能力太弱。加上“唯快不破”,订货周期缩短,销售周期又存在巨大的不确定性,导致工厂备货的时间非常短。入仓时产生异常也就见怪不怪了。这些常见的异常是: 
供应商发货延迟,导致仓库来不及收货,影响电商店铺的销售计划。尤其是在大促时期,如果供货商没及时发货会对仓库收货和发货产生重大影响,会严重影响电商平台对店铺的评分和消费者体验。
(1)货品包装不规范。有些品牌商对供货商的管理是非常完善的,供货商会严格按照指定的包装入仓,唛头、包装规范。但很多中小型电商未必能对供应商有这么强的把控能力。唛头贴错、包装不统一。有些甚至直接拿个大编织袋来装货,给仓库收货清点造成了很大困难。
(2)条码错误:个别工厂未按照仓库和商家要求打条码,或者张贴了错误的条码。这种现象经常出现在服装行业。贴码和水洗标、箱外的唛头不一致,会导致仓库清点错误。如果仓库在入仓环节未及时发现,后面的发货环节发错货就不可避免了。
(3)分批到仓。一般情况下,一个入库单对应一次入库行为,有些供货商因为准备不足或者其他问题会采用分批到货的方式入仓。对一些需要进行批次管理的商品来说,分批到仓会导致仓库对批次的混淆。也会影响到销售端对不同产品的批次定价和仓库端对滞仓费的计算。
(4)数量差异。供货商未按照商家指定的数量入仓,仓库在入仓环节要反复和商家、供货商两边确认,影响入仓作业
(5)货品混装:不同SKU的商品混装在一个大包装内或者一箱内(例如混装鞋,数码产品,办公用品等),导致仓库收货混乱,清点时间加长,收错货的风险也增高。
(6)质检QC问题,有些商品需要根据电商平台进行仓内QC,需要仓内配合。如果商家未协调好QC和仓库的作业时间,会导致QC延迟和收货延迟。
上述问题,总结一起就是商家缺乏对供货商的管控。由此带来仓库入仓清点难度加大,出错比例增高、收货延迟,后续的发货延迟和发错货的风险也增高。要解决上述问题,一方面要需要仓库忠实的记录和反馈入仓过程中的各种异常,及时的反馈给商家。商家要在和供货商的协议中明确这些问题点,对这些点进行量化和追责,让供货商一起来承担由此带来的损失。逐渐的让供货商提升入仓能力,规范入仓。
二、过程准:
确保仓库后台库存变动和前台能实时同步,确保不超卖,保证过程准主要靠两点:一个是仓内的管理,另一个是仓库WMS系统和店铺ERP系统及电商平台的商家后台的库存同步机制。
(一)仓内管理:
  1、关于库存变动:商品入仓后,因各种原因会导致库存变动,仓库要忠实且及时的把这种变动记录下来,并通过系统接口同步给店铺ERP系统及电商平台的商家后台。主要有以下几种场景:
(1)正次品转换:入仓的时候是正品的可发货库存,实际拣货的时候发现是次品,不可发货。这种情况下仓库需要扣减一个正品库存,增加一个次品库存。
(2)仓库丢货:仓库盘点发现货物短少,需要扣减库存。
(3)仓库多发货、少发货、发错货:仓库发错货,需要对库存进行调整。
(4)仓库盘点错误:上次盘点错误,在本次盘点中纠正,需要对库存进行调整。
(5)错码调整:入仓时未发现编码错误,在库内管理或者发货环节进行调整。
(6)退件入仓或者截单成功:前台订单取消已经发货的订单,仓库需要截单,如果快递截单成功或者被买家拒收退回仓库,仓库需要对库存进行调整。
上述库存调整场景,有些是需要商家承担责任的,比如正次品转换,有些是需要仓库承担责任的,比如丢货、发错货。不管是谁的责任,仓库都要忠实记录,及时反馈,时刻保持前后台库存数据一致。
2、关于仓内盘点:作为仓内的日常作业行为,每个仓库都会有各种盘点规则,如月度的、季度的大盘点、循环盘点、动碰盘点等等。但我们在实践中发现,仓内的盘点规则未必就是适合电商行业应用的。主要以下几个盘点原则:
(1)月初库存低于20个的商品全量盘点:库存低于20个的时候,我们认为就有超卖的风险。请仓库在月初对低于20个的SKU进行全盘,盘点结果反馈给商家ERP系统和店铺后台。如果有差异的话,店铺后台自动更新上架数量。
(2)当天库存低于20个的商品当天盘点:同上,确保当天低于20个的商品不产生超卖。
(3)库存有差异实时盘点:利用系统功能,每天自动比对店铺上架数量、ERP库存数量和仓库库存数量,对有差异的数据自动生成盘点请求,请仓库纳入到自己的盘点计划中去,并把盘点结果同步给ERP和商家的店铺后台。
(4)活动后盘点:电商企业和传统企业不同的一点,如果有大流量灌入或者预计的大型促销活动,会在短时间内产生大量订单。这些订单一般集中于有限的几个或者几十个SKU。当活动过后,需要仓库仓库对这些SKU进行盘点,以保证库存的准确。
(5)退仓前盘点:为了确保退仓时的数量是准确的,有必要在退仓前对库存进行盘点,以便按照正确的数量退仓。
(二)发货管理:
确保发货过程中不错发、漏发、多发。仓内一般都有非常规范的流程,在几个关键节点把控好就好了:
(1)拣货/复核环节:确保拣货及复核SKU和数量和订单一致。
(2)包装环节:包装台最好两道符合环节,一道系统(把枪扫描),一道人工。
(3)交付快递环节:特别关注退款订单和订单内容有修改的订单。
(三)结果准:
所谓结果准,指的是在退仓和结算的时候,能够有非常清晰的进销存数据,即使有库存差异,也能找到具体的原因,能够对责任方进行追责,确保商家和仓库、供应商在退仓和结算环节没有纠纷。
(四)系统功能:
上述文字主要总结了库存管理过程中商家、仓库、供应商具体操作层面的内容。除了这些,系统功能要能够跟得上去。所在公司的系统和仓库经过一段时间的努力,通过以下功能确保库存管理的准确。
1、ERP系统要有完善的铺货功能:很多大商家都是多平台、多店铺、多渠道销售。不同的渠道对上架数量的逻辑也不同。比如淘宝支持拍下减库存和付款减库存。为了不产生超卖,ERP系统需要由完善的铺货系统,能够实现多渠道共享库存和按渠道锁定库存。
2、库存调整实时同步:仓内库存调整时,能实时同步给店铺ERP系统,从而触发电商后台的上架数量进行调整。这个调整都是有具体的调整原因的,以便在后续对相关方追责。
3、每日定时生成库存比对报告:店铺ERP系统和仓库WMS系统每日凌晨2点在库存作业停止时进行自动的库存比对,把两边的库存比对差异生成报告,提交给双方。仓库会根据差异报告主动查找差异原因,确认需要调整库存的,就对库存进行调整,然后同步给前台。
4、进销存功能:这个是几乎所有的ERP和WMS都有的功能,但怎样能更方便的让仓库和商家发现库存差异的原因,是需要负责系统的产品经理们努力的。公司把该功能做成工具,让商家和仓库在很多场景下能够快速调用该功能,快速定位库存差异原因。
5、库存盘点打通:仓库的盘点规则和商家所希望的盘点规则是不一样的,通过库存盘点打通,ERP自动把商家希望盘点的SKU发送给WMS,WMS在盘点后反馈数据给ERP。
6、零库存同步机制:尽管上面做了那么多运营和系统上的工作,为了绝对避免超卖,我们还需要个“保险”。这个“保险”就是0库存同步:当库存可拣货数量为0时,实时同步给ERP,ERP强制触发商家店铺后台下架。
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